Vous souhaitez engager du personnel, parce que votre entreprise grandit, ou pour toute autre raison. En tout état de cause, il convient d’être vigilant. La loi impose, lors de l’engagement de travailleur, diverses obligations. Lesquelles ?
Certaines démarches ne sont nécessaires que lors du premier engagement.
Tandis que d’autres sont obligatoires à chaque nouvel engagement.
1. Préparer le recrutement
Avant d’engager du personnel, la première étape (et non des moindres !) est de déterminer les conditions auxquelles on veut/peut engager du personnel. Quelle fonction proposer au travailleur ? Quel salaire proposer ? Engager pour une durée déterminée, pour une mission déterminée, ou à durée indéterminée ? Tant de questions auxquelles il faut répondre afin de rédiger une offre, de la publier et de recruter la bonne personne, celle qui collaborera avec l’entrepreneur et ses nouveaux collègues de la meilleure manière qui soit, en vue de permettre à l’entreprise de continuer à vivre.
2. Inscription à l’ONSS
L’employeur qui veut embaucher du personnel pour la première fois doit s’immatriculer comme employeur à l’ONSS afin de recevoir un numéro d’identification (le « numéro ONSS »). Ce numéro est indispensable pour effectuer diverses démarches obligatoires.
3. Service de prévention et de protection
Dans le cadre de la réglementation relative à la surveillance de la santé des travailleurs, l’employeur doit s’affilier à un service de prévention et de protection. Il faut également être attentif aux examens médicaux préalables et obligatoires puisque certains travailleurs sont soumis à une évaluation de santé préalable.
4. Affiliation et assurance
Lors de l’engagement de personnel, un contact avec l’assureur ou un courtier d’assurances est nécessaire : l’ assurance accidents du travail est une assurance obligatoire. En outre, si le travailleur engagé est un ouvrier, l’affiliation à une caisse de vacances, en vue d’assurer le paiement des vacances annuelles (« les congés ») est obligatoire également.
5. Règlement de travail
Tout employeur doit disposer d’un règlement de travail. Ce dernier est essentiel puisqu’il permet d’instaurer des règles, obligations et droits pour les travailleurs, mais également de protéger l’employeur en cas de conflit. Plus le règlement est complet et sans équivoque, plus la relation de travail sera claire et transparente.
Attention cependant, lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise, un règlement de travail ne doit pas constituer une encyclopédie… quelques éléments bien pensés et précis permettront ainsi d’éviter toute difficulté pour l’avenir.
6. Aides à l’emploi : premiers engagements
Lors des premiers engagements, la plupart des employeurs peuvent bénéficier des diverses aides à l’emploi. D’une nature financière, elles leurs permettent de couvrir ainsi une partie des coûts liés à l’occupation de personnel.
7. Effectuer une Dimona
Une déclaration immédiate à l’emploi (Dimona) permet de communiquer à l’ONSS les dates de début et de fin d’occupation du travailleur afin de garantir une identification correcte de ce dernier.
Elle est obligatoire, lorsqu’on engage du personnel, tant à l’engagement qu’au terme du contrat de travail.
8. Remplir la déclaration DMFA
La déclaration multifonctionnelle (Dmfa) sert au calcul et à la perception des cotisations sociales. Elle doit être remplie auprès de l’ONSS. Elle est trimestrielle, mais obligatoire.
9. Rédiger un contrat de travail
La rédaction d’un contrat de travail est un préalable essentiel à l’entrée en service du travailleur. Il détermine les conditions de travail.
Le contrat de travail doit correspondre à la réalité de l’entreprise. Les mentions de celui-ci peuvent donc être plus ou moins longues et précises selon l’activité exercée, la fonction du travailleur et sa place au niveau de la hiérarchie.
Certaines mentions ne sont possibles que sous le respect de conditions particulières : clause de non-concurrence ou d’écolage, par exemple, doivent être rédigées avec précision et prudence.
10. Commission paritaire compétente
Chaque secteur d’activité est libre de déterminer des conditions de travail et de rémunération à travers des conventions collectives de travail. Il est dont important de connaitre la commission paritaire compétente pour son secteur d’activité.
En tant que chef d’entreprise, je veux prospérer en engageant du personnel, et je souhaite recevoir des conseils utiles et adéquats en la matière.
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