Vous souhaitez engager du personnel, parce que votre entreprise grandit, ou pour toute autre bonne raison ? En tout état de cause, il convient d’être vigilant. La loi impose, lors de l’engagement de travailleurs, diverses obligations. Lesquelles ?
Certaines démarches ne sont nécessaires que lors du premier engagement. D’autres, par contre, sont obligatoires à chaque nouvel engagement.
1. Préparer le recrutement
Avant d’engager des travailleurs, la première étape (et non des moindres !) est de déterminer les conditions auxquelles on veut/peut engager du personnel. Quelle fonction confier au travailleur ? Quel salaire proposer ? Existe-t-il des barèmes obligatoires ? Engager pour une durée déterminée, pour un travail nettement défini ou à durée indéterminée ? Autant de questions auxquelles il faut avoir réponse avant de rédiger une offre, de la publier et de recruter la bonne personne, celle qui collaborera avec l’entrepreneur et ses nouveaux collègues de la meilleure manière, en vue de permettre à l’entreprise de se maintenir ou se développer davantage.
2. S’inscrire à l’ONSS
L’employeur qui veut embaucher du personnel pour la première fois doit s’immatriculer comme employeur à l’ONSS afin de recevoir un numéro d’identification (le « numéro ONSS »). Ce numéro est indispensable pour effectuer les diverses démarches obligatoires.
3. S’affilier à un service de prévention et de protection
Dans le cadre de la réglementation relative à la surveillance de la santé des travailleurs, l’employeur doit s’affilier à un service de prévention et de protection du travail. Il doit également être attentif aux examens médicaux préalables et obligatoires pour certains travailleurs, notamment ceux qui occupent un poste à risque ou présentent un problème de santé particulier.
4. Contracter une assurance
Lors de l’engagement de travailleurs, un contact avec une compagnie d’assurances ou un courtier est-il nécessaire pour souscrire une assurance couvrant les accidents du travail ? Celle-ci est obligatoire.
En outre, si le travailleur engagé est un ouvrier, l’employeur doit obligatoirement s’affilier à une caisse de vacances en vue d’assurer à ses travailleurs le paiement de leurs vacances annuelles (« les congés »).
5. Etablir un règlement de travail
Tout employeur en Belgique doit disposer d’un règlement de travail. Ce document est essentiel car il permet, d’une part, d’instaurer des règles, obligations et droits pour les travailleurs et, d’autres part, de protéger l’employeur en cas de conflit avec ceux-ci.
Certaines mentions doivent obligatoirement être reprises dans le règlement de travail car elles sont imposées par la loi qui le réglemente. Plus le règlement est complet et clair dans sa rédaction, plus la relation de travail sera efficace et transparente.
Attention cependant que pour une petite entreprise, un règlement de travail ne doit pas ressembler à une encyclopédie… Les éléments légalement obligatoires et quelques informations pertinentes adaptées à l’entreprise feront parfaitement l’affaire pour éviter toute difficulté pour l’avenir.
6. Examiner les aides à l’emploi : premiers engagements
Lors des premiers engagements, la plupart des employeurs peuvent bénéficier des diverses aides à l’emploi. D’une nature essentiellement financière, elles leurs permettent de couvrir ainsi une partie des coûts liés à l’occupation de personnel.
7. Effectuer une Dimona
Une déclaration immédiate à l’emploi (Dimona) est obligatoire lors de chaque engagement et au terme de chaque contrat. Elle permet de communiquer à l’ONSS les dates de début et de fin d’occupation du travailleur afin de garantir une identification correcte de ce dernier.
8. Remplir la déclaration DMFA
La déclaration multifonctionnelle (Dmfa) sert au calcul et à la perception des cotisations sociales. Elle doit être introduite auprès de l’ONSS. Elle est obligatoire et trimestrielle.
9. Rédiger un contrat de travail
La rédaction d’un contrat de travail est un préalable essentiel à l’entrée en service du travailleur. Ce contrat détermine les conditions de travail et doit correspondre à la réalité de l’entreprise. Ses mentions peuvent donc être plus ou moins longues et précises selon la nature de l’organisation, l’activité exercée, la fonction du travailleur et sa place dans la hiérarchie.
Certaines mentions ne sont possibles que sous le respect de conditions particulières : clause de non-concurrence ou d’écolage, par exemple, doivent être rédigées avec précision et prudence.
Idéalement, le contrat de travail doit être pensé avant d’engager du personnel.
10. Connaître le Commission paritaire compétente
Chaque secteur d’activité est libre de déterminer des conditions de travail et de rémunération à travers des conventions collectives de travail. Il est donc important pour un employeur de connaitre la Commission paritaire compétente pour son secteur d’activité.
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