Engager des étudiants, oui, sous conditions

Engager des étudiants, oui mais à quelles conditions ?

Les étudiants sont souvent flexibles et disponibles. Un employeur peut avoir besoin d’une personne pour un remplacement, en renfort lors de période de rush, ou encore pour des besoins ponctuels. L’engagement d’un étudiant peut être une bonne solution. Toutefois, l’engagement d’un étudiant ne peut pas se faire à n’importe quelles conditions.

Engager un étudiant durant l’été ou pendant l’année scolaire, c’est possible via le contrat d’occupation d’étudiants. Bien que l’engagement d’un étudiant présente bon nombre d’avantage, le contrat d’occupation d’étudiant est soumis à des conditions particulières. Lesquelles ?

Qu’est-ce qu’un étudiant ?

Cette question peut sembler niaise … pourtant la notion d’étudiant présente quelques subtilités.

Un étudiant, c’est une personne qui est étudiante à titre principal dans l’enseignement secondaire, supérieur, universitaire, ou encore qui préparent un jury central, etc.

Attention toutefois à la limite d’âge : un contrat d’occupation d’étudiant peut être conclu que par un étudiant qui n’est plus soumis à l’obligation scolaire à temps plein.

Ne sont pas des étudiants :

des étudiants inscrits dans une école du soir ou qui suivent un enseignement à horaire réduit ;
des étudiants qui font un stage non rémunéré, faisant partie de leur programme d’études.

Gardent le statut d’étudiants :

le jeune diplômé au mois de juin et jusqu’au 30/09 de l’année concernée ;
le jeune qui abandonne ses études supérieures pendant le reste de l’année académique, et ce, aussi longtemps qu’il reste inscrit auprès de l’établissement.

Depuis 2020, l’employeur soumis à un contrôle de l’ONSS doit fournir une preuve/attestation d’inscription à une (haute) école ou à une université pour l’année scolaire ou académique. Une simple déclaration sur l’honneur n’est donc plus admise.

Quel est le traitement fiscal et ONSS de la rémunération d’un étudiant ?

La rémunération de l’étudiant se voit exonérée de cotisations sociales et d’impôts, uniquement sous certaines conditions :

l’étudiant travaille au maximum 600 heures par an auprès d’un ou plusieurs employeurs. Avant 2023, le maximum était de 475 heures par an ;
l’étudiant travaille en dehors des périodes de présence obligatoire aux cours ou aux autres activités.

Quel type de contrat ?

L’employeur qui souhaite engager des étudiants doit obligatoirement conclure un contrat d’occupation d’étudiant. Ce type de contrat est un contrat de travail ordinaire d’ouvrier ou d’employé présentant les particularités suivantes :

il est conclu pour une durée déterminée et maximale de 12 mois, c’est-à-dire pour un an, ou en contrats successifs couvrant une année. L’étudiant peut donc être occupé plus de 12 mois à condition de prévoir une interruption ;
il est conclu par écrit en deux exemplaires : un pour l’employeur, un pour l’étudiant ;
la signature doit intervenir au plus tard au moment de l’entrée en service ;
il doit comporter certaines mentions obligatoires : description de la fonction, date de début et de fin du contrat, le lieu, la rémunération, etc.

Le contrat d’occupation d’étudiant présente également la particularité de contenir, d’office, une période d’essai. En effet, on considère les trois premiers jours de travail comme une période d’essai.

Comment prend fin le contrat d’occupation d’étudiant ?

Le contrat d’occupation conclu pour une durée déterminée prend automatiquement fin à l’échéance du terme convenu.

Il est toutefois possible de rompre ce contrat avant le terme convenu, moyennant le respect d’un délai de préavis réduit.

Et, pendant la période d’essai, les parties peuvent mettre également fin au contrat d’occupation d’étudiant sans préavis ni indemnité.

Sanction en cas de non-respect des conditions

L’employeur risque une sanction s’il ne respecte pas les règles applicables au contrat étudiant.

Dans certains cas, l’étudiant pourra mettre fin à son contrat à tout instant sans devoir donner un préavis ni payer d’indemnité à l’employeur. Par exemple : si le contrat n’a pas d’écrit ou ne contient pas toutes les mentions obligatoires. Ou si la copie du contrat n’a pas été envoyée endéans les sept jours au Contrôle des lois sociales. Ou encore si aucune DIMONA n’a été effectuée.

En outre :

s’il n’y a pas d’écrit,
si le contrat ne mentionne pas les dates de début et de fin de l’exécution du contrat,
si l’horaire de travail n’apparaît pas dans l’écrit,

-> l’étudiant est donc considéré, à l’égard de l’employeur, comme étant lié par un contrat de travail conclu à durée indéterminée. L’étudiant pourra alors mettre fin immédiatement au contrat sans préavis, ni indemnité.

Etudiant intérimaire

En cas de contrat d’étudiant intérimaire, les règles spécifiques relatives à ces deux statuts (étudiant et intérimaire) s’appliquent conjointement. Par exemple, le travail étudiant en qualité de travailleur intérimaire ne sera donc possible uniquement dans les cas où le travail intérimaire est autorisé.

Conclusion

Le contrat d’occupation d’étudiant présente différents avantages comme de réduire les coûts salariaux. Il permet également une flexibilité selon les besoins actuels de l’entreprise, et ce, en vue d’un futur engagement.

Cependant, il faut être vigilant sur la qualité d’étudiant, ainsi que sur les mentions obligatoires à faire paraître dans le contrat. Le cas échéant, la sanction peut être lourde.

Vous vous demandez comment conclure un contrat étudiant en respectant toutes les conditions ? Faîtes-vous conseiller par un juriste expert en droit social.

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