Aujourd’hui, on constate une évolution permanente des documents et signatures électroniques, et une diminution des supports papiers. Certaines entreprises ne produisent plus que très peu d’informations sous format papier. De plus en plus de contrats et documents juridiques sont transmis sous format électronique (e-mail, lien de téléchargement, etc.). Jusqu’à quel point peut-on se passer de papier ? Et peut-on se passer d’une signature manuelle ? Quelle est la valeur juridique d’un e-mail ? 

Le papier a longtemps été le moyen de communication privilégié pour tous. Aujourd’hui le document électronique tend à remplacer le document papier dans de nombreuses transactions. De plus en plus d’entreprises font leurs achats sur Internet, consultent leurs comptes bancaires et déclarent leurs impôts en ligne. Le numérique, une révolution ?

Communication interne

Les panneaux d’affichage ont longtemps été le moyen de communication privilégié au sein des entreprises. Souvent situés dans les pièces les plus fréquentées par les travailleurs, ils étaient présents dans des salles de réunions, dans l’entrée de l’entreprise, les réfectoires, ou encore dans des petits espaces dédiés à l’affichage… comme les couloirs ou les cuisines.

La communication était ainsi limitée à un ou plusieurs point(s) stratégique(s). La volonté étant de supprimer les impressions de masses ou la distribution en quantité aux travailleurs.

Progressivement, les e-mails sont apparus. Ils sont devenus les favoris de la communication entre travailleurs d’abord, ensuite au sein de la hiérarchie, et enfin, vers la hiérarchie.

Les serveurs informatiques sont de plus en plus sécurisés et globalisés. L’impression devient inutile, elle fait double emploi.

Réduire la consommation de papier en entreprise permet, en outre, d’adopter une attitude écocitoyenne.

Contrats, conventions, et autre document juridique

Jusque récemment, le contrat de travail devait être imprimé. C’était en effet la seule manière de pouvoir y apposer une signature valable juridiquement.

L’apparition de la carte d’identité électronique (eID) a permis de signer certains documents par signature électronique. Force est cependant de constater que peu d’entreprises ont accès à ce type de technologie.

Le 21 juillet 2016, le règlement européen n°910/2014 sur l’identification électronique ou loi « eIDAS », a rendu possible la signature électronique d’un contrat par signature qualifiée.

Par après, la loi belge du 15 janvier 2018 a permis de signer les contrats de travail au moyen d’autres formes de signature électronique. Elle a également rendu ces documents légaux juridiquement.

Il n’en reste pas moins que les signatures électroniques doivent permettre d’identifier sans ambiguïté le consentement des parties signataires, ainsi que leurs identités.

Ces documents par signatures électroniques doivent ensuite être conservés par un prestataire de service d’archivage électronique satisfaisant aux conditions reprises dans le code de droit économique.

L’eIDAS avance à grandes enjambées dans les technologies de demain…

La signature électronique tendant à remplacer de plus en plus la signature manuelle.

Celle-ci permet un gain de papier car zéro impression, et un gain de temps car le déplacement, qui requiert la signature des parties, est supprimé. Les corrections apportées aux documents sont faites rapidement via des échanges de mails consécutifs jusqu’au document « parfait ». Ce document bénéficie ensuite d’une signature électronique.

documents électroniques

Documents et signatures électroniques selon l’eIDAS

Actuellement, l’eIDAS définit 3 formes de signatures électroniques selon ses exigences :

  • la signature électronique simple ;
  • la signature électronique avancée ;
  • et la signature électronique qualifiée.

La signature électronique simple

La signature électronique simple vise la signature scannée et collée informatiquement sur un document électronique. Parfois, il est nécessaire de cocher numériquement une case dans un document afin de certifier la signature.

Cette signature « simple » n’a pas de valeur légale et ne peux donc être utilisée pour la signature de documents ayant une valeur juridique. En effet, il est impossible de connaître la véritable identité de la personne signataire du document et d’affirmer avec certitude que le document n’a pas été modifié.

Nombreuses sont les entreprises qui utilisent ce type de signature. Le document n’a cependant pas de valeur légale, mais peut être considéré comme un « début de preuve ». C’est toujours mieux que rien…

La signature électronique avancée

La signature électronique avancée est réalisée par la création d’une signature électronique. Seul le signataire peut la contrôler, ce qui lui permet de détecter toute modification de ses données.

Il s’agit, pour l’essentiel de signatures appliquées à l’aide d’un certificat numérique.

Elle est liée de manière univoque au signataire. Elle permet donc son identification de manière certaine.

La signature électronique qualifiée

La signature électronique qualifiée permet d’assurer la confidentialité des données de création de signatures électroniques. Elle repose sur un certificat qualifié pour signature électronique.

Elle bénéficie d’une protection de manière fiable par le signataire légitime contre toute utilisation par un tiers. De même, la signature garantie également une protection contre toute falsification par les technologies actuellement disponibles.

Cette signature est, notamment, proposée par l’application belge Itsme.

Cette application permet notamment de conclure un contrat de travail, se connecter de manière certaine aux données financières du SPF Finances, valider un acte notarié, accéder à ses comptes bancaires…

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