Un bon management, dans une entreprise, est un management présent, accessible, réactif, et transparent. Dans l’état actuel de notre pays, les travailleurs, ainsi que la hiérarchie, ont été invité par le gouvernement à rester chez eux, et donc à télétravailler. Mais savoir gérer une entreprise en télétravail n’est pas inné. Légal PME vous propose quelques conseils.
Le confinement étant le mot d’ordre à faire circuler, et surtout, à adopter pour encore quelques semaines, le télétravail est au cœur de chaque entreprise. Toutefois, les managers ne savent pas toujours comment réagir sans vis-à-vis, et quelles informations ils peuvent laisser transparaître. Le niveau de stress est parfois actuellement très élevé chez certains managers. Quelle attitude adoptée pour un management efficace ?
La communication, quantité et qualité
Une communication trop pauvre entre un manager et son équipe, peut entraîner un dysfonctionnement important au sein de l’entreprise.
Du côté du travailleur
Si le travailleur se sent délaissé, démunis face à son travail, ou s’il a l’impression de n’avoir aucun contact avec son manager ou l’entreprise, il peut à tout moment se déconnecter de son travail, et perdre l’envie de travailler.
Certains travailleurs peuvent accéder à un niveau de stress élevé, ou se replier sur eux-mêmes. Car tout le monde n’a pas la capacité de travailler seul, en toute autonomie. Pour beaucoup, un suivi régulier s’avère indispensable pour vérifier et confirmer la justesse du travail effectué. Le travailleur peut être lui-même en demande d’un suivi régulier et omniprésent de son travail, afin de booster sa motivation.
Il faut donc commencer par vérifier que les rôles et responsabilités de chacun soient clairs et bien définis, et ne pas laisser traîner une hésitation ou un doute.
L’idéal étant de planifier préalablement des entretiens réguliers avec son manager afin de faire un point fréquent et rythmé, et de traiter les difficultés rencontrées. L’agenda du manager doit être transparent pour son équipe. Ainsi, en plus des réunions d’équipes, chaque travailleur peut y placer de lui-même des entretiens en one-to-one, même à distance.
Et pour le manager
Le manager doit pouvoir épauler son équipe, la soutenir, et la guider même en télétravail. Pour cela, il doit être visible, disponible, et ouvert envers son équipe.
Dans l’état actuel des choses, le manager peut avoir l’impression d’être inutile dans son travail. Lui, habitué à parcourir les bureaux pour apporter conseils et réponses à son équipe, organiser des réunions à tout va pour recueillir les idées et motivations de chacun, peut soudain se sentir démuni face au vide laissé par l’absence de son équipe. Le management à distance ne s’acquiert pas en 5 minutes…
De même, que rapporter à sa direction si lui-même n’a aucun retour de son équipe ?
C’est au manager de reprendre les choses en main et de reconquérir ses collaborateurs en mettant en place les outils adéquats aux besoins de chacun. Il doit trouver sa place dans cette nouvelle manière de travailler. Son soutien, sa présence malgré une absence physique, sont, en ce moment, plus importants que jamais.
Le manager, pour une pérennité au sein de son travail, doit communiquer autant avec ses supérieurs qu’avec ses collaborateurs. Ainsi, il doit pouvoir apporter les réponses aux questions que se posent ses supérieurs, comme ses collaborateurs.
Mais comment prendre contact ?
Les outils à mettre en place
Pour cela, le manager instaurera, au sein de son équipe, les outils et logiciels qui lui semblent nécessaires dans sa manière de communiquer.
Les canaux de communication sont nombreux. Certains sont plus rapide que d’autres, et aussi plus professionnels. On trouvera, par exemple, Zoom, Skype, Slack, WhatsApp, Teams, Team Vision, etc.
Lors de réunions, il est préférable de les faire en visioconférence. C’est toujours plus agréable de voir la personne à qui on s’adresse, plutôt qu’un mur ou un écran vide, surtout lorsque cette réunion met en contact plusieurs collaborateurs. La visioconférence aide également à garder une certaine sociabilité. Car n’oublions pas que certains peuvent vivre seuls, et qu’une visioconférence peut parfois être l’unique moment où ils verront des visages autre qu’à la télévision ou au supermarché.
Les managers n’ont pas dit leur dernier mot…
Lorsqu’on ne peut garder un œil sur le travail de ses travailleurs, il est idéal de mettre en place des time-sheet. Ainsi, le manager peut évaluer la quantité de travail réalisé au domicile. Il faut toutefois garder à l’esprit que le travailleur a certainement une famille, des enfants, et peut-être ceux-ci en bas-âge. Il faudra donc être parfois plus souple avec certains.
Et l’été approchant, chercher sa location de vacances pendant ses heures de travail n’est vraiment pas l’idéal pour établir une confiance entre le travailleur et le manager.
L’équipement du télétravailleur
Pour commencer, télétravailler ne veut pas dire être « coupé du monde ». L’entreprise à l’obligation de mettre à disposition de ses travailleurs le matériel approprié au télétravail.
La première chose étant de vérifier que chaque télétravailleur dispose de moyens de communication suffisants.
Ensuite, la mise à disposition d’un équipement informatique adéquat auprès du travailleur est essentielle pour un télétravail efficace. Par exemple, le travailleur se verra équipé d’un téléphone et d’un ordinateur portable, et d’un casque audio. Pour certains, la livraison d’une imprimante peut s’avérer également nécessaire.
Enfin, chacun utilisera des outils de travail collaboratif pour permettre, par exemple, l’accès et le partage de tous les documents nécessaires à la réalisation du travail. D’autres outils seront également nécessaires, comme la visioconférence, le chat et la messagerie instantanée, l’accès à ses propres emails via un webmail, une connexion Internet suffisante ainsi qu’une connexion VPN sécurisée, etc.
Le but de tous ces outils étant de donner les moyens au télétravailleur d’effectuer ses prestations en toute autonomie et dans les meilleures conditions possibles.
La santé de l’entreprise doit-elle faire partie de la communication aux travailleurs ?
Les aléas actuels de l’économie du pays peuvent entraîner un dysfonctionnement des entreprises. Mais ceux-ci doivent-ils être communiqués aux travailleurs ? Les baisses de production, de rendement, de chiffre d’affaires, temporaire ou à long terme, doivent-ils faire l’objet d’un affichage aux yeux de toute l’entreprise ?
Certains employeurs estiment que la santé de l’entreprise ne concerne pas les travailleurs. Mais d’autres préfèrent jouer carte sur table avec leurs travailleurs, et de communiquer au jour le jour la forme de l’entreprise.
Pourtant, tout n’est pas bon à dire. Et c’est au manager de trouver le juste milieu. Le travailleur doit être informé de la santé de l’entreprise, mais sans recevoir une communication dramatique. En effet, le travailleur fait partie de la société, et il a le droit de savoir si l’entreprise va bien ou non. Le management à distance doit garder quelques limites…
Ensuite, il est toujours bon de connaître le point de vue de chacun, de recevoir les idées de tous. Qui c’est ? De nouvelles perspectives d’avenir peuvent être trouvées en donnant la parole à chacun…
Et pour conclure…
Le travailleur a plus que jamais besoin d’un management efficace, en raison de la distance physique actuelle entre chacun.
Finalement, on constate que les solutions sont nombreuses pour permettre un management à distance, ainsi que pour :
- le travailleur : de se sentir efficace, utile et joignable en télétravail ;
- le manager de rester en contact, visible et disponible pour les travailleurs.
Et vous, où en êtes-vous dans le management au sein de votre entreprise ?
En tant qu’employeur, je souhaite être accompagné dans la gestion de mes travailleurs.
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