Depuis que des mesures de confinement ont été applicables en Belgique entre 2020 et 2021, comme dans d’autres pays du monde, la tenue des assemblées générales des entreprises et associations peuvent désormais se faire à distance. Mais ceci doit toutefois rester exceptionnel. Focus sur les principes.
Une assemblée générale à distance par l’intermédiaire de moyens de télécommunication
Les assemblées générales de sociétés et d’associations devant se tenir dans les 6 mois de la fin de l’exercice fiscal, sont maintenant autorisées par vidéo-conférence, et ce, même si aucune mention n’en est faite dans les statuts.
C’est en effet une possibilité exceptionnelle depuis le confinement qui a eu lieu en 2020/2021 suite à la crise sanitaire du COVID-19.
Des procurations imposées et un vote par correspondance
Outre la tenue d’une AG à distance, l’organe d’administration peut, s’il le souhaite, imposer le recours aux procurations écrites, ainsi qu’imposer la personne à qui recevra la procuration.
Cette possibilité de procuration imposée est également combinable avec un vote préalable par correspondance.
Des contraintes et modalités spécifiques pour une assemblée générale à distance
Plusieurs contraintes spécifiques reprises dans l’arrêté royal n°4 entourent tant l’assemblée générale à distance que le vote par correspondance, de même que les procurations :
- des instructions de vote claires et explicites sont à joindre préalablement aux procurations ;
- le moyen de télécommunication choisi doit permettre de vérifier de manière certaine l’identité et la qualité de la personne ;
- les questions restent possibles, mais peuvent être exclusivement écrites ;
- etc.
Toutefois, la vigilance reste de mise dans l’organisation d’une assemblée générale à distance.
Le report de l’assemblée générale
Outre ce qui précède, et si le Conseil d’administration ne souhaite pas tenir une AG à distance, recourir aux procurations ou encore au vote par correspondance, il lui reste la possibilité de reporter la date de l’assemblée générale.
3 possibilités
| Mécanisme | Qui décide ? | Quand ? | Principales règles |
|---|---|---|---|
| Prorogation | L’organe d’administration | Pendant l’AGO, une fois l’assemblée constituée | Uniquement pour les SRL et SA, pour un maximum de 3 semaines |
| Ajournement | L’organe d’administration ou le commissaire | Avant le début de l’AG | Possible pour toute AG, ordinaire ou extraordinaire |
| Report | L’assemblée générale | Lors d’une AG convoquée pour décider du report | Peut dépasser 3 semaines, dans le respect des délais légaux |
Votre société ou association se trouve concernée par une prochaine assemblée générale à distance ? Vous souhaitez des précisions ou un accompagnement juridique dans la mise en place de cette assemblée générale à distance ?
Légal PME vous tient informé des actualités utiles à votre entreprise. Inscrivez-vous à notre newsletter bimensuelle !
→ AUTRES ARTICLES UTILES DE LÉGAL PME :
- Quelle organisation pour une assemblée générale ordinaire dans les règles de l’art ?
- Gestion des conflits au sein d’un organe d’administration : clés et outils
- Quelle responsabilité pour les administrateurs ?
- Créer son entreprise : trucs et astuces
- Les élections sociales se profilent… en mai 2028 ! Votre entreprise est-elle concernée ?
- Bail commercial et convention d’occupation précaire : quel contrat choisir ?
- Comprendre la « franchise » ou « franchising »
- Vente aux consommateurs, nouvelles règles européennes ?
- Vos conditions générales sont-elles en ordre ? Avez-vous pensé à tout ?
- La validité légale des documents et signatures électroniques
- Les enjeux juridiques de l’Intelligence Artificielle
- L’AI Act : protecteur de l’avenir numérique
- ChatGPT n’est pas juriste
- Suppression de l’obligation des compétences en gestion, interview croisée d’un juriste et d’un comptable
- FAQ 2026 : salaires, IA, réintégration… Les nouveautés sociojuridiques de ce début d’année
- Juriste conseil, bureau social, secrétariat social : quelles différences ?
- Brevet, le guide pour déposer une demande
- La responsabilité extracontractuelle, explication et analyse
