Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) adopté par l’Union européenne, applicable depuis le 25 mai 2018, impose à l’employeur de revoir sa communication au sein de son entreprise mais également avec ses partenaires externes et clients. Elle met en lumière les données qui permettent d’identifier une personne physique que ce soit via son nom, son prénom, son adresse postale ou e-mail, son IP, etc. Quelle que soit la taille de l’entreprise, une réflexion doit être apportée sur la protection des données personnelles collectées. La communication est donc combinée au RGPD. Mais de quelle manière ?
Information sur la gestion des données personnelles
À l’ère du web et du business marketing qui l’accompagne, la collecte des données personnelles est devenue un point important pour les internautes. La personne qui s’engage à faire un achat ou à communiquer ses données sur internet sera beaucoup plus vigilante qu’auparavant. Elle sera plus attentive quant à l’utilisation de ses données personnelles.
Il est donc devenu important d’identifier, notamment, les données récoltées, leur usage, le responsable du traitement, les finalités du traitement, dans le règlement interne (ex. : une annexe au règlement de travail) et externe (privacy policy, politique de cookies, disclaimer) de l’entreprise.
Et pour l’entreprise, il est donc primordial que les différents intervenants soient correctement renseignés quant à la gestion de ces données ainsi qu’à leurs utilisations.
Ainsi, l’idéal est d’avoir à sa disposition une check-list GDPR, afin de vérifier la bonne conformité de l’entreprise.
Les principes de communication en télétravail
Télétravail
est un mot qui fait partie de notre quotidien. Avant et suivant l’organisation interne de l’entreprise, celle-ci l’autorisait à raison de 1 ou 2 jours. Ainsi, cela permettait de rester en contact avec ses collègues et de garder une communication constante.
Ces derniers jours, la société a dû revoir son mode de fonctionnement de manière quotidienne. La limite entre la maison et la société est quasi mince, si pas nul. Il n’est pas rare d’avoir une conférence en vidéo accompagnée de discussions d’enfants ou d’un chien qui aboie. En plus du son, il y a l’image de l’environnement de « travail » des collègues. Ainsi, il est facile d’observer leur goût pour la décoration.
Les entreprises sont face à un autre mode de communication. Il est certain que les outils digitaux permettent de garder une bonne communication même s’ils ne remplacent pas le fait de se retrouver au bureau.
La manière de Manager à distance
Malgré tous les outils digitaux mis à disposition, il est primordial de rester attentif à l’aspect humain. Chaque collaborateur est unique de par sa manière de travailler. Le défi du manager est d’adapter son mode de communication à distance en fonction des différents collaborateurs. Le management à distance est donc plus compliqué, mais aussi indispensable pour la bonne marche de l’entreprise. Le soutien du manager, sa présence malgré une absence physique, sont, actuellement, plus importants que jamais.
La confiance envers ses collaborateurs
Qui dit confiance, dit flexibilité. La plupart des collaborateurs sont des parents et doivent jongler entre leur casquette de parents et celle de collègues.
Une bonne relation de travail passe par la confiance d’autant plus lorsqu’il est question de télétravail. Cependant, confiance ne veut pas dire confiance aveugle et absolue. Il peut être nécessaire, pour le manager mais aussi pour les besoins de l’entreprise, d’avoir ses collaborateurs à proximité. Manager de manière optimale, c’est un juste équilibre entre confiance et contrôle.
Ainsi, dans ce contexte particulier, il peut être utile de définir les différents projets avec des deadlines. Un fil conducteur de leurs tâches et un soutien tout au long du processus sont des éléments clés.
RGPD, communication et télétravail, comment les combiner ?
Lorsqu’une entreprise collecte des données personnelles, elle doit respecter quelques principes généraux en matière de protection des données : proportionnalité, licéité et transparence.
La communication combinée au RGPD : quelques règles
Rappelons qu’une donnée personnelle, c’est toute information se rapportant à une personne physique susceptible de l’identifier. Par exemple : un identifiant, une photo, une plaque d’immatriculation, une adresse IP, etc.
- Principe de licéité : Les données personnelles ne peuvent être traitées que si elles ont été recueillies de manière licite. Par exemple, lorsque la personne concernée a donné son consentement. Ou encore, lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou au respect d’une obligation légale, etc.
- Principe de proportionnalité: seule la quantité minimale nécessaire de données peut être traitée en vue d’atteindre la finalité recherchée (ex. : l’envoi d’une newsletter, le paiement du salaire, etc.). Ainsi, les données sont collectées et traitées uniquement pour les finalités déterminées et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités.
- Principe de transparence : l’entreprise doit informer suffisamment les travailleurs et les visiteurs de tout ce qui entoure la collecte de données personnelles. L’information va des données collectées aux finalités du traitement. Elle passe aussi par l’identification du responsable du traitement, et jusqu’à la durée de conservation des données.
Une règle commune : le langage clair
Une communication efficace passe par un lange clair et simple. Cela vaut pour l’information à donner dans le cadre de la collecte des données personnelles mais également lors de la communication au sein d’une entreprise ou avec des clients et partenaires.
Toute information ou communication doit être bien compréhensible et accessible facilement.
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