Les marchés publics constituent de réelles opportunités pour dynamiser l’économie d’une région. Que vous soyez un pouvoir public comme une ASBL, ou bien une entreprise désireuse d’élargir son champ de prospection et sa clientèle, suivez le guide !
Un marché public, c’est quoi ?
Les acteurs
Un marché public est un contrat à titre onéreux entre un acheteur public (une région, une commune, un CPAS, mais aussi des entreprises subventionnées comme les ASBL !) et une entreprise (privée ou publique). L’acheteur est appelé « pouvoir adjudicateur », et l’entreprise candidate devient alors « adjudicataire » lorsqu’elle a remporté le marché.
L’objet du contrat
Le pouvoir public fait appel à un opérateur économique pour la réalisation de travaux, des prestations de services ou bien la livraison de fournitures. Le marché ne porte que sur cette commande, seul objet spécifique du contrat.
Jargon : quelques termes essentiels
Réciprocité et contrepartie
Chaque partie y trouve son compte. Les prestations se font la plupart du temps en échange d’une somme d’argent, mais l’idée est, plus généralement, que chacun y trouve un intérêt économique. Cette contrepartie peut se faire, par exemple, grâce à l’obtention de la propriété sur les travaux réalisés, de l’utilisation des infrastructures de l’adjudicateur, etc.
Égalité
L’égalité, aux côtés de la transparence, de la non-discrimination, de la proportionnalité et de la concurrence font partie des principes généraux sur lesquels repose un marché public. Ces principes assurent des mêmes opportunités économiques pour tous types de candidats.
Avis de marché
L’avis de marché est publié dans le Bulletin des adjudications d’e-Procurement (https://www.publicprocurement.be/bda). Il donne les informations principales du marché (quoi, quand, comment) et permet ainsi aux entreprise de prendre connaissance des marchés publiés, et d’y participer.
Cahier spécial des charges (CSC)
Ce document reprend toutes les informations dont l’entreprise candidate aura besoin pour remettre son offre au pouvoir adjudicateur. Le CSC détaille notamment les critères de sélection et d’attribution, les éléments obligatoires devant figurer dans le dossier du soumissionnaire, la procédure d’attribution ou encore les clauses contractuelles.
Lots
Lorsqu’un marché est divisé en lots (correspondant souvent à différentes catégories de services, fournitures ou travaux), cela signifie que plusieurs soumissionnaires d’entreprises distinctes pourront voir leur offre acceptée au sein d’un même marché. Cela facilite notamment la participation des plus petites entreprises, qui n’ont pas toujours la capacité de répondre à l’ensemble des lots d’un même marché.
Je suis un pouvoir public ou une ASBL : étapes à suivre pour se lancer
Avant de commencer : de quoi ai-je besoin ?
Cette première étape est essentielle pour dégager clairement l’objet du marché, le montant à débourser, de même que les délais. L’objet/les besoins doivent être détaillés le plus précisément possible pour une préparation optimale.
Exemple : « nous rencontrons tel problème, ce qui nécessite ceci, dans telles conditions ».
Une étape « besoins » bien préparée permettra aussi d’établir le budget de manière optimale.
Étape 1 : prospection
Lorsqu’un besoin a été clairement identifié, il est donc plus simple d’établir clairement les moyens pour le satisfaire. C’est aussi le moment pour confronter les besoins avec les réalités du terrain, et d’évaluer la faisabilité du marché. La prospection aidera aussi à la réalisation des documents du marché.
Étape 2 : estimer le montant du marché et valider le budget
Il s’agit bien ici d’une estimation, car ce sont en effet les offres des soumissionnaires qui seront validées ou non à la fin de la procédure. Certains marchés sont divisés en lots, qui correspondent à un montant.
À noter : Les marchés publics dont le montant est inférieur à 30.000 € tombent dans la catégorie « procédure simplifiée », et se concluent donc par une simple facture !
Astuce pour les ASBL : une ASBL qui reçoit un subside pour une durée de 3 ans a tout intérêt à conclure des marchés publics pour une durée correspondant à l’octroi de ce subside.
Étape 3 : choisir le mode de passation
Le commanditaire est libre de choisir la procédure. On en distingue 3 principales :
- la procédure ouverte : tous les opérateurs économiques peuvent soumettre leur offre, ce qui accroit la concurrence, mais aussi le nombre d’offres à analyser. Cette procédure se déroule en une seule étape, et aucune négociation n’est possible.
- la procédure restreinte : cette procédure restreint le nombre d’offres à analyser, ainsi les entreprises candidates sont réellement intéressées par le marché. Une première sélection s’effectue sur bases de critères précis, avant l’analyse des offres sélectionnées. En conséquence, aucune négociation n’est possible.
- la procédure négociée : l’entreprise qui soumet une offre a la possibilité de négocier, ainsi que de jouer la carte de la concurrence.
- Ce type de procédure peut se faire avec ou sans publicité (ou publication préalable) : dans ce cas, l’adjudicataire consulte plusieurs entreprises (au moins 3) pour faire son choix de marché.
Étape 4 : rédiger le cahier spécial des charges…et le publier
Le CSC servira de guide pour les entreprises qui souhaitent remettre leur offre. Il doit donc être précis, clair et complet quant à l’objet du marché, les modalités, les critères, etc.
Faites-vous aider pour la rédaction de votre CSC !
La publication du marché se fait sur e-procurement.
Étape 5 : l’attribution
Après analyse des offres reçues, le marché est attribué à l’entreprise qui correspond le mieux aux besoins du pouvoir public. Le marché est lancé !
Je suis une entreprise : comment participer à un marché public ?
Encore trop souvent, les petites entreprises sont frileuses à l’idée de participer à ces marchés, alors que depuis quelques années plusieurs mesures tendent à faciliter l’accès des PME aux marchés publics.
Etape 1 : s’inscrire sur e-procurement
Lorsqu’une entreprise crée son profil sur e-procurement, elle identifie les marchés publics auxquels elle souhaite soumettre une offre, en fonction de son secteur d’activité ainsi que des fonctions de l’équipe.
En outre, il ne faut pas oublier d’activer les notifications par mail, pour être averti dès qu’un avis de marché pertinent est publié pour son entreprise !
Etape 2 : soumettre une offre
Soumettre une candidature pour un marché public peut être chronophage, surtout la première fois. Pour plus d’efficacité, il faut d’abord identifier :
- la date limite de soumission ;
- les motifs d’exclusion ;
- les critères de sélection (axe « finances » et axe « expérience ») : une capacité financière trop élevée pour une PME est encore trop souvent un frein à la candidature. Il faut donc s’assurer en amont que l’entreprise rentre dans ces conditions économiques ;
- les documents administratifs à fournir, comme un extrait de casier judiciaire, est parfois demandé.
Par ailleurs, il est conseillé de dégager assez de temps pour la rédaction du dossier, qui peut parfois se révéler lourd administrativement (signature électronique, préparation des CV de l’équipe, …).
Avec une bonne organisation et quelques entrainements, participer à un marché public deviendra un jeu d’enfants !
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