Depuis le 16/03/2020, des mesures de confinement sont applicables en Belgique, comme dans d’autres pays du monde. Avec le printemps, arrive l’échéance prévue pour la tenue des assemblées générales des entreprises et associations. Une assemblée générale à distance est-elle possible ? Oui. Grâce aux statuts ou à l’arrêté royal n°4 qui prévoit des mesures exceptionnelles et limitées dans le temps. Focus sur les principes.
Une assemblée générale à distance par l’intermédiaire de moyens de télécommunication
Depuis quelques semaines, et probablement encore pour une période à venir, les rassemblements de personnes sont, soit interdits, soit limités mais avec maintien de règles de distanciation sociale strictes.
Parmi les rassemblements, se situent les assemblées générales de sociétés et d’associations. Ces assemblées doivent absolument se tenir dans les 6 mois de la fin de l’exercice fiscal. En outre, pour une grande majorité d’entreprises, il s’agit d’une date limite fixée au 30/06/2020.
Les rassemblements étant interdits, l’assemblée générale sera donc possible à distance, et ce, même si aucune mention n’en est faite dans les statuts.
C’est en effet une possibilité exceptionnelle ouverte par l’arrêté royal n°4, paru au Moniteur Belge du jeudi 09/04/2020.
Une solution, donc, se présente : la tenue d’une assemblée générale par vidéo-conférence.
Des procurations imposées et un vote par correspondance
A situation exceptionnelle, mesures exceptionnelles, donc.
Outre la tenue d’une AG à distance, l’organe d’administration peut, s’il le souhaite, imposer le recours aux procurations écrites, ainsi qu’imposer la personne à qui recevra la procuration.
Cette possibilité de procuration imposée est également combinable avec un vote préalable par correspondance.
Des contraintes et modalités spécifiques pour une assemblée générale à distance
Plusieurs contraintes spécifiques reprises dans l’arrêté royal n°4 entourent tant l’assemblée générale à distance que le vote par correspondance, de même que les procurations :
- des instructions de vote claires et explicites sont à joindre préalablement aux procurations ;
- le moyen de télécommunication choisi doit permettre de vérifier de manière certaine l’identité et la qualité de la personne ;
- les questions restent possibles, mais peuvent être exclusivement écrites ;
- etc.
Toutefois, la vigilance reste de mise dans l’organisation de cette assemblée générale.
Le report de l’assemblée générale est possible
Outre ce qui précède, et si le Conseil d’administration ne souhaite pas tenir une AG à distance, recourir aux procurations ou encore au vote par correspondance, il lui reste la possibilité de reporter la date de l’assemblée générale.
Le délai de report est, également, exceptionnel : jusqu’à 10 semaines après la date d’échéance limite…
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