Pour les entreprises, la récupération de créances aussi appelée recouvrement de factures, est loin d’être de tout repos et cela peut vite s’avérer énergivore. Lettres de rappel, appels téléphoniques ou mises en demeure avec, au bout du compte, une facture qui reste bien souvent impayée.
Alors, quelles sont les solutions concrètes pour améliorer l’efficacité du traitement des dossiers de récupération de créances ? Existe-t-il une alternative à la récupération judiciaire ? Doit-on d’office passer par un avocat ou un huissier ? Explications et réponses pratiques.
Limiter les risques et se donner toutes les chances pour un recouvrement « à l’amiable »
Avant toute chose, il faut prendre de bonnes habitudes. L’adage « mieux vaut prévenir que guérir » est plus que jamais pertinent dans ce cas-ci.
Mettre en place en amont quelques mécanismes ou outils peut permettre, dans une certaine mesure, d’éviter de devoir recourir à une procédure judiciaire.
Quelques pistes pour limiter les risques :
- demander un acompte : en demandant un acompte, vous diminuez les risques puisque vous percevez un premier montant. Attention toutefois pour un particulier, un acompte ne peut être demandé qu’après avoir établi un bon de commande ;
- le paiement comptant pour les factures de petits montants est une bonne solution. Rien n’est presté ou livré sans paiement préalable;
- facture intermédiaire : permet de limiter les risques et permet au débiteur de ne pas se retrouver face à une ardoise trop lourde. Et, le cas échéant, il est possible de suspendre la prestation ou l’intervention jusqu’au paiement ;
- droit de rétention : attention aux conditions à respecter ;
- cautionnement et garantie bancaire ;
- exception d’inexécution : suspendre l’exécution des prestations peut permettre d’exercer une pression sur le débiteur, quand la loi l’y autorise.
La situation de clients potentiels peut être vérifiée en consultant les données publiques, ce qui permet de prendre les devants et d’adopter certaines dispositions.
Conditions contractuelles : avoir de bonnes conditions générales de vente
Avoir de bonnes conditions générales de vente permet également de prévenir des situations délicates et ainsi éviter des contestations ultérieures.
En effet, elles permettent de fixer le cadre contractuel précis en développant un maximum d’informations pour répondre à toutes les questions éventuelles, telles que :
- Comment se déroule la livraison du produit ?
- Où et quand le paiement s’effectue, et dans quels délais ?
- Quelles sont les indemnités en cas de non-respect des engagements ?
De même, le document précisera si des intérêts de retard et une clause pénale existent, dans le respect des conditions législatives.
Il ne faut pas oublier le caractère contraignant des conditions générales. Lorsqu’elles ont été approuvées par le client, elles deviennent un outil important en cas de contestation. De même, la récupération de créances se déroule plus rapidement si l’entreprise dispose de conditions générales de vente complètes.
A défaut, l’entreprise créancière peut s’exposer à des frais supplémentaires qu’elle aurait pu facilement éviter.
Les factures impayées doivent avoir un bon suivi, le premier rappel doit être envoyé rapidement.
De plus, les conditions générales de vente sont à revoir régulièrement afin de se mettre en conformité avec la législation !
Les différentes formes de récupération de créances
Recouvrement amiable : la mise en demeure, un préalable nécessaire
La mise en demeure est une étape obligatoire dans le processus de recouvrement avant de pouvoir procéder au recouvrement forcé (par voie judiciaire). Il s’agit d’une demande ultime de paiement à l’amiable avant d’entamer une procédure forcée.
Il n’y a aucune forme particulière prévue pour l’établissement d’une mise en demeure.
Mieux vaut toutefois être clair et précis et y faire figurer certains éléments importants comme :
- origine de la créance (facture, …) ;
- montant principal et décompte précis (préciser si des paiements intermédiaires existent) ;
- délai de paiement dans lequel le débiteur doit s’exécuter ;
- application de la clause pénale si prévue dans les conditions générales de ventes ;
- numéro de compte bancaire concerné par le paiement.
Pour prouver l’envoi de la mise en demeure, la voie recommandée n’est pas obligatoire, mais vivement conseillée.
Outre le fait que la mise en demeure est un préalable à une éventuelle introduction d’une procédure judiciaire, elle permet également de faire courir les intérêts de retard. Autrement dit, les intérêts de retard ne commencent à courir qu’à partir de la mise en demeure.
La mise en demeure ne doit pas nécessairement être rédigée par un avocat. D’un point de vue légal, dans les deux cas, elle aura la même valeur, même s’il est vrai qu’un courrier d’avocat peut parfois avoir un impact plus important et susciter une réaction plus rapide de la part du débiteur.
Recouvrement judicaire
Si, après une tentative amiable, il n’y a toujours pas de paiement ou de proposition de plan d’apurement, le créancier est face à un choix difficile : aller en justice ou non ?
Le recouvrement judiciaire peut se faire de plusieurs manières :
- procédure de droit commun ;
- procédure sommaire d’injonction de payer ;
- procédure de recouvrement administratif des créances incontestées en droit belge ;
- procédure européenne d’injonction de payer : litiges transfrontaliers.
Le choix dépendra de la nature de la dette, du montant de la dette, de la qualité des parties (commerçant, professionnel ou particulier) ainsi que de la reconnaissance ou non de la dette par le débiteur.
Si la dette est contestée, la seule voie possible est la procédure de droit commun qui peut s’avérer longue et coûteuse.
Procédures alternatives à la procédure de droit commun
Procédure sommaire d’injonction de payer
Il s’agit d’une procédure simplifiée qui vise le paiement d’une dette. Cette procédure se déroule devant le Juge de paix. L’objectif est de permettre au créancier de récupérer sa créance plus rapidement. Il n’y a pas d’audience. C’est une procédure purement écrite et le juge de Paix rend une ordonnance, sur base de la requête introduite par l’avocat.
Quel type de créances ?
- La dette est liquide (montant déterminé ou déterminable) certaine (incontestable) et exigible (le paiement est arrivé à échéance) ;
- La demande relève de la compétence du Juge de Paix ;
- Le débiteur est domicilié en Belgique (ou y réside) ;
- Le montant dû ne dépasse pas 1.860 EUR et la créance est justifiée par un écrit émanant du débiteur (exemple : reconnaissance de dettes) ;
- Une mise en demeure a été préalablement adressée au débiteur par courrier recommandé avec accusé de réception.
La requête adressée au Juge de Paix compétent doit être datée et signée par un avocat et contenir l’identité complète du débiteur, l’objet de la demande et les pièces justificatives.
Procédure extra judiciaire des créances incontestées (RCI)
Depuis 2015, la loi « pot-pourri » a instauré une nouvelle procédure administrative de recouvrement des créances incontestées et l’a intégrée au code judiciaire. Cette procédure évite de devoir aller devant le Tribunal pour obtenir un titre exécutoire.
Le but est de faire économiser du temps et de l’argent à chaque partie et lutter indirectement contre l’arriéré judiciaire.
Outre la récupération de la créance, la loi autorise la récupération des majorations prévues par la loi et des frais du recouvrement ainsi que, le cas échéant et à concurrence de 10% du montant principal, de tous les intérêts et des clauses pénales.
Cette procédure n’est possible qu’entre entreprises. Autrement dit, le débiteur et les créanciers doivent tous être inscrits à la BCE et la procédure ne peut être mise en œuvre que par l’intervention d’un huissier de justice, et uniquement à la demande de l’avocat du créancier.
Procédure européenne d’injonction de payer : litiges transfrontaliers
Depuis 2008, une procédure de recouvrement existe via le règlement européen.
Objectif ?
Simplifier, accélérer et réduire les coûts de procédures de recouvrement de créances en matière civile et commerciale entre entreprises établies dans différents pays de l’UE.
Qu’est-ce que ça concerne ?
Les litiges transfrontaliers civils et commerciaux portant sur des créances pécuniaires incontestées (exceptions : sécurité sociale, successions, régimes matrimoniaux, etc).
Comment faire en pratique ?
- Envoyer une demande d’injonction de payer européenne au tribunal de l’état membre compétent en complétant le formulaire ad hoc avec les informations demandées.
Si la créance est supérieure à 5.000 EUR, le Tribunal de première instance sera compétent, et si elle est inférieure, ce sera le Juge de Paix.
- Le tribunal examine la requête (vérifie l’exigibilité et la liquidité de la créance) et le bien-fondé de la demande ;
- Le juge délivre une injonction de payer européenne et en adresse une copie aux deux parties ;
- Le débiteur dispose de 30 jours pour contester ;
- Une fois le délai des 30 jours écoulé, le tribunal déclare l’injonction de payer exécutoire ;
- Si malgré tout le paiement n’est pas effectué, il faudra procéder à l’exécution de l’injonction par voie d’huissier de justice.
Conclusion
La procédure de récupération de créances n’est pas une sinécure et a également un coût, dont chacun se passerait bien. Aussi, les mesures préalables à mettre en place peuvent s’avérer utiles et efficaces. Et si, malgré ces mesures, aucun versement n’a été fait, il existe heureusement plusieurs procédures judiciaires ou extra judiciaires qui, même si elles sont plus onéreuses, permettront la récupération de créances.
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