Organisation d’une assemblée générale
Au moins une fois par an, les entreprises ou ASBL doivent organiser une assemblée générale, mais beaucoup d’entre elles organisent leur AG sans connaître les obligations légales minimum. Alors voici de quoi les éclairer.
Une convocation des membres
Selon la législation, l’assemblée générale doit être convoquée par l’organe d’administration au moins une fois par an, afin d’approuver les comptes. L’AG doit avoir lieu dans les 6 mois maximum de la clôture de l’exercice.
Mais survient un certain nombre de questions :
Quel est le mode de convocation de ces membres ?
Il n’y a pas de forme particulière exigée par la législation, cependant un écrit est fortement recommandé car un ordre du jour devra être dressé et porté à la connaissance des membres de l’assemblée générale.
Le mode d’envoi, quant à lui, est divers. En effet, l’envoi peut se faire par :
- courrier ordinaire ;
- lettre recommandée ;
- e-mail.
Il est également primordial d’aller jeter un coup d’œil dans les statuts, car le mode de convocation y est prévu.
Dans quel délai faut-il envoyer la convocation ?
La convocation doit être envoyée dans un délai de minimum 15 jours avant l’AG. Par conséquence, la législation ne prévoit qu’un délai minimum. Il est important, encore une fois, d’aller consulter les statuts afin de s’assurer qu’un délai plus long ne soit pas prévu.
Que doit contenir la convocation ?
La convocation doit reprendre un certain nombre d’informations, telles que :
- le lieux, la date et l’heure de l’assemblée générale ;
- l’ordre du jour précis, détaillé et déterminé à l’avance par l’organe d’administration) ;
- les documents utiles pour l’AG, à savoir :
- les comptes
- le rapport de gestion
- et le projet de budget (ce dernier éléments ne vaut uniquement que pour les ASBL)
- la signature du représentant de l’organe d’administration ;
- le document nécessaire pour donner procuration à une autre personne lui permettant d’assister à l’AG.
Points abordés lors de l’assemblée générale
Lors d’une assemblée générale ordinaire, les points abordés inscrits à l’ordre du jour sont :
- approbation des comptes ;
- décharge des administrateurs ;
- nomination et démission des administrateurs éventuels ;
- admission d’éventuels nouveaux membres ;
- approbation du budget (uniquement pour les ASBL).
Déroulement de l’assemblée générale
Assemblée générale en présentiel
Le déroulement d’une assemblée générale est assez simple. Lors de l’arrivée des membres, un contrôle de l’identité et des procurations est effectué. C’est également à ce même moment que la liste des présences est faite.
Lorsque tout le monde est installé, une vérification du nombre de présence (quorum) devra être effectuée, car si le nombre minimum de membres n’est pas atteint, l’assemblée générale devra être reportée à une date ultérieure. C’est à ce moment que l’assemblée générale, en tant que telle, peut vraiment commencer et que les discussions ainsi que le vote sur les différents points à l’ordre du jour ont lieu.
Lorsque tous les points ont été votés, la séance est alors clôturée.
Assemblée générale à distance ou par écrit
Depuis la nouvelle législation, il est désormais possible d’organiser une assemblée générale à distance ou par écrit :
- à distance : doit être prévu dans les statuts ;
- par écrit : fortement conseillé de l’indiquer dans les statuts.
Eléments fondamentaux d’une AG
Cependant, il est primordial de respecter les éléments fondamentaux d’une assemblée générale, à savoir :
- le contrôle d’identité et de procuration des membres
- une discussion et un vote possible sur tous les points à l’ordre du jour
- ainsi qu’une description claire et précise de la procédure suivie pour participer à l’assemblée générale.
Il faut également faire attention à ce que les décisions d’une AG écrite soient prises à l’unanimité des membres présents et représentés.
Procès-verbal de l’assemblée générale
Afin de relater tous les éléments pertinents intervenus lors de l’AG, un procès-verbal doit être dressé. Celui-ci doit contenir les éléments suivants :
- la date et le lieu de l’assemblée générale ;
- l’identité des personnes présentes, représentées et excusées ;
- le contenu important des discussions échangées ;
- les décisions prises ;
- le mode de vote ;
- le résultat des votes.
L’organisation d’une AG se renouvelle régulièrement, il est donc temps de penser à modifier dès maintenant les statuts, car ceux-ci doivent être modifiés avant le 1er janvier.
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