Procuration et mandat, un bon moyen pour déléguer des démarches administratives à des collaborateurs désignés par l’employeur
De plus en plus de formalités administratives doivent s’effectuer en ligne, comme par exemple le dépôt du plan bonus. Il est aujourd’hui aisé de déléguer ces démarches à des collaborateurs désignés par l’employeur : c’est une façon de gagner du temps, et de répartir les responsabilités au sein de l’entreprise.
Mais en quoi consistent exactement ces démarches ? Et comment donner accès aux mandataires désignés ? On vous explique tout ce qu’il faut savoir.
CSAM : l’accès à tous les services de l’administration en ligne
Sécurité sociale, finances, pouvoirs locaux, … CSAM permet aux entreprises de paramétrer les accès à toutes les plateformes online de l’administration, et de désigner des mandataires pour effectuer diverses tâches administratives, comme par exemple le dépôt d’un plan bonus ou encore la Dimona lors de l’entrée et de la sortie d’un travailleur.
L’accès aux plateformes de l’administration se fait par clé numérique. En fonction des services, des clés différentes sont proposées. Seules les clés suivantes bénéficient d’une garantie élevée :
- lecteur de carte eID
- be
- itsme
- smart-ID
Gérer les accès CSAM au sein de mon entreprise
Les employeurs peuvent facilement déléguer certaines tâches administratives en gérant l’accès de leurs collaborateurs aux différentes plateformes de l’administration. Cette démarche ne peut être effectuée que par un représentant légal de l’entreprise.
- Désignez un gestionnaire d’accès principal, si nécessaire.
Le GAP (gestionnaire d’accès principal) doit être un employé de l’entreprise. Il aura accès à tous les domaines de l’administrations (ONSS, Finances, Bosa, …).
- Le gestionnaire d’accès principal peut lui-même désigner des co-gestionnaires principaux, ainsi que des gestionnaires locaux (désignés pour un seul domaine administratif).
En fonction de votre situation, il ne sera pas toujours nécessaire de désigner un gestionnaire d’accès principal. L’administrateur d’une entreprise dispose déjà d’un accès de gestionnaire principal de par sa fonction. Il est donc tout à fait possible de zapper l’étape 1, et de désigner uniquement un gestionnaire d’accès local.
La délégation de signature : version papier
La délégation de signature est un autre système de mandat, qui permet à l’employeur d’autoriser un de ses collaborateurs de signer des documents en son nom. C’est également un document juridique qui cadre le mandat, pour des activités et démarches propres à l’entreprise. Elle précise les actions et les situations pour lesquelles le collaborateur mandaté (le délégataire) est autorisé à signer à la place du délégant.
Dans quels cas ?
Par exemple, l’administrateur d’une ASBL ou d’une société peut déléguer à un collaborateur en ressources humaines le pouvoir de signer en son nom tous les documents liés à la gestion RH (contrats de travail, courriers, …).
Quel cadre, quelles limites ?
Une délégation de signature, comme tout document juridique, est adapté à l’entreprise, et ses clauses sont modulables selon les situations ou les besoins de l’organisation. La délégation précise par exemple :
- quels types de documents peuvent être signés par le délégataire ;
- jusqu’à quel montant (€) le délégataire peut engager l’entreprise ;
- la durée (elle peut être indéterminée) ;
- les cas où la délégation prendrait fin (démission, faute grave, …).
En bref
Qu’il s’agisse de démarches électroniques ou papier, liées à l’administration de l’entreprise ou aux travailleurs, de nombreuses possibilités s’offrent aux employeurs pour déléguer la responsabilité de tâches administratives, même délicates.
Ce que Légal PME fait pour vous :
- rédaction d’une délégation de signature
- conseils en matière de responsabilités
- accompagnement dans la gestion juridique de votre entreprise
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